¿Qué son los sobres portadocumentos? Funciones, ventajas y usos

En el mercado existen multitud de materiales de oficina que pueden resultar muy útiles para trabajar, estudiar o, incluso, a la hora de viajar. Este es el caso de los sobre portadocumentos, un producto realmente útil para todas estas actividades. Además, este tipo de productos harán las delicias de los estudiantes y trabajadores muy ordenados.

En definitiva, gracias a los sobres portadocumentos o Sobres Packing List podrás tener al alcance de la mano, localizable y ordenada toda la información y la documentación que necesites llevar contigo, además de tener la posibilidad de adherir estos sobres a cajas de cartón y paquetes que se vayan a enviar, de forma que en el sobre se contienen documentos como la factura o la descripción del producto.

¿Qué es un sobre portadocumentos?

A la hora de definir sobre portadocumentos, son muchos las personas que solicitan bolsas portadocumentos, cuando en realidad se refieren a sobre packing list. No obstante, y a pesar de que ambos productos no son exactamente lo mismo, lo cierto es que los sobres packing list no distan mucho de ser, en realidad, una bolsa que se utiliza para transportar documentos.

El sobre packing list es un tipo de sobre que dispone de un adhesivo de plástico blanco. En este, dispuesto en la parte superior del sobre, se encuentra un recuadro rojo con la siguiente frase: ‘’contiene documentación’’. Este tipo de sobres están hechos de un material que repele el agua, lo que los hace ideales para transportar documentación valiosa de forma completamente segura y a salvo de las inclemencias del tiempo.

La parte trasera del sobre packing list también tiene un adhesivo, lo que permite pegar este sobre portadocumentos en la caja o embalaje en que se vaya a efectuar el envío del producto en cuestión. El adhesivo de la parte trasera de estos sobres es realmente resistente, por lo que el sobre se puede pegar a una caja o embalaje sin miedo a perder la documentación contenida.

En definitiva, los sobre portadocumentos son un elemento indispensable en aquellas empresas y negocios en las que se practican envíos con asiduidad, de forma que se aseguren que los paquetes llegan a su destino. De hecho, y teniendo en cuenta que estos productos son muy económicos, son un producto esencial en toda oficina.

Estos sobres tienen las siguientes características principales:

• Impermeables al agua: están fabricados con poliestireno, por lo que son resistentes al agua. Por ello, son ideales para transportar documentos sin que se estropeen debido al agua o a la lluvia.
• Resistentes: al estar fabricados en poliestireno, estos sobres portadocumentos son bastante resistentes, por lo que no se desgarran y resisten a los golpes y a la torsión.
• Transparentes: estos sobres portadocumentos son transparentes, lo que permite identificar los documentos que están en su interior sin necesidad de abrir o rasgar el sobre. Esto, además, facilita sobremanera la organización y clasificación de documentos en las oficinas de envío y en las de destino.
• Etiqueta rectangular con la frase ‘’Contiene Documentación’’: al disponer de este recuadro, se indica que en su interior hay documentación importante, por lo que los repartidores tratarán al sobre con más cuidado.
• Salvaguarda de la etiqueta de envío: al ser impermeables, estos sobres portadocumentos evitan que la etiqueta de envío se rompa, despegue, arrugue o se moje.
• Posibilidad de pegar el sobre a la caja de envío: estos sobres disponen de una banda adhesiva en su parte posterior que permite que sean pegados a la caja o embalaje objeto de envío. Además, se trata de una banda adhesiva bastante resistente, por lo que el sobre no se despegará.
• Solapa adhesiva: los sobres portadocumentos disponen de un solapa adhesiva que garantiza que, para poder acceder a la documentación que contienen, el sobre tenga que ser roto. Esta circunstancia garantiza, además, que terceras personas no han tenido acceso a la documentación.
• Diferentes medidas disponibles: existen en el mercado sobres portadocumentos de diferentes medidas, de forma que el sobre se adaptará perfectamente a las necesidades que tengamos en cada momento.

No obstante, los sobres portadocumentos se pueden referir a otro tipo de sobres. Fundas y carpetas fabricadas en polipropileno de unas 18 micras y que sirven para transportar documentos de forma segura, para organizar folios y demás documentación o para presentar trabajos y escritos. Estos sobres suelen tener diferentes tipos de cierres; desde cierres de velcro o cierres de broche, hasta cierres de goma reforzada. Aunque existen un sinfín de tamaños disponibles, los más comunes son en formato A4 y A5. Además, disponen de diferentes agujeros taladrados que permite archivarlos si es preciso.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar sobres portadocumentos?

La utilización de este tipo de sobres cuenta con importantes ventajas que los convierten en un material tremendamente útil. Sus ventajas son las siguientes:

• Proteger documentos: el papel es un material delicado que, fácilmente, puede romperse, arrugarse o mojarse. Sin embargo, al transportarlo en un sobre portadocumentos, la documentación contenida en esta estará perfectamente segura y a salvo de las inclemencias meteorológicas, ya que está fabricado en poliestireno, lo que lo hace resistente al agua, a las arrugas y a las roturas y rasguños.
• Resistentes al agua y a la suciedad: al estar fabricados en poliestireno, estos sobres portadocumentos serán impermeables. Pero no solo son resistentes al agua, sino que también protegen a los documentos que transportan del polvo, la suciedad y los rasguños.
• Fáciles de transportar: a pesar de ser un material muy resistente en el que transportar documentos de forma segura, los sobres portadocumentos son livianos y muy fáciles de transportar.
• Plan de marketing de la empresa: estos sobres o bolsas portadocumentos son una estupenda opción para integrarse dentro del plan de marketing de la empresa y dar visibilidad a su marca o a su logo. Además, pueden servir para difundir el mensaje y los valores empresariales y para diferenciarse de la competencia en diferentes eventos o congresos.
• Buen regalo de empresa: estos sobres portadocumentos son un buen regalo de empresa que, además de ser un valor añadido, ayudará a fidelizar a los clientes que han realizado una compra.
• Asegura la buena legibilidad de los documentos: al ser de un material transparente, los sobres portadocumentos permiten leer con facilidad los documentos que contiene. En el caso de las bolsas portadocumentos que se pegarán en las cajas o embalajes, estos tendrán unos recuadros que permitirán leer la dirección.
• Cierre completamente seguro: en el caso de los sobres portadocumentos que irán pegados a una caja o embalaje, el cierre es completamente seguro. Una vez cerrados, el cierre es 100% seguro y solo el destinatario final podrá abrir la bolsa para sacar la factura u otros documentos que estén contenidos en el sobre.
• Alto poder adhesivo: los sobres portadocumentos se podrán pegar en cajas o embalajes sin miedo de que se pierdan, ya que su cara posterior tiene una banda adhesiva con gran poder adhesivo, de forma que, independientemente del mal tiempo o la manipulación del paquete, el sobre seguirá adherido al paquete que acompaña.
• Diferentes tamaños: tanto en uno como en otro tipo de sobre portadocumentos encontramos diferentes tamaños que permitirán que el sobre se adapte al documento que contenga y a otras necesidades.

A pesar de que los sobres portadocumentos tienen multitud de ventajas, tienen también dos inconvenientes principales. Por un lado, pueden no resultar muy económicos. Y, por otro lado, los sobres portadocumentos que irán adheridos a cajas y paquetes no son reutilizables, ya que, al abrirlos, se rasgarán y no podrán volver a ser usados.  

¿Cómo se usan los sobres portadocumentos?

Aunque a priori pueda resultar fácil, es fundamental, a la hora de utilizar portadocumentos, tener en cuenta algunos aspectos, de forma que se acierte en la elección de estos materiales. Además, se deberá tener en cuenta que las bolsas portadocumento adhesivas que van adheridas a paquetes, embalajes y cajas no son reutilizables, por lo que es fundamental elegir bien.

Paso 1: Elige el tamaño de sobre portadocumentos que necesitas

Quizá el aspecto más importante a la hora de elegir el sobre portadocumentos sea el tamaño del mismo. Para acertar con el tamaño de este sobre se deberá tener en cuenta el tamaño de los documentos o folios que se guardarán en su interior.

Además, también se deberá tener en cuenta si los documentos que van en el interior del sobre portadocumentos se pueden doblar, ya que, en ese caso, es posible comprar sobres portadocumentos de menor tamaño. En caso contrario, el tamaño del sobre portadocumentos deberá ser el adecuado para el tamaño de los documentos que se transportarán en su interior.

Paso 2: Elige el material del sobre portadocumentos

Lo habitual es que los sobres portadocumentos y las bolsas portadocumentos adhesivas sean de poliestireno o polipropileno, materiales resistentes y que repelen el agua. Sin duda, estos son los mejores materiales para proteger adecuadamente tus documentos.

Paso 3: Elige el color del sobre portadocumentos

Al estar hechas en polipropileno y poliestireno, las bolsas portadocumentos adhesivas suelen ser de transparentes o translúcidas. No obstante, en el caso de los sobre portadocumentos con cierre de velcro o de goma que son usados por estudiantes y trabajadores para transportar documentos y apuntes, aunque también son transparentes, hay más colores entre los que elegir.

Paso 4: Elige el cierre del sobre portadocumentos

Las bolsas portadocumentos adhesivas tienen un sobre adhesivo de gran resistencia que asegura que el destinatario será el único que pueda ver la documentación que contiene, ya que el sobre se rasga al abrirlo. Por otra parte, los sobre portadocumentos tienen diferentes tipos de cierre, desde cierres de velcro hasta cierres de goma.

Paso 5: Elige el número de sobres portadocumentos que necesitas

El número de sobres portadocumentos que se necesitan dependerán, en gran medida, del número de documentos que se van a transportar. Así, si el sobre solo contendrá un documento con 4 o 5 folios o una factura, solo necesitarás uno. Sin embargo, si el documento que va a transportarse en el sobre es de bastante volumen, puedes necesitar más de uno.

Paso 6: Elige el diseño del sobre portadocumentos

Lo habitual es que los sobres portadocumentos sean de un diseño sobrio y funcional. En cualquier caso, es conveniente elegir bien el diseño, dependiendo del uso y destino del mismo.

¿Qué factores afectan al uso de sobres portadocumentos?

Hay dos factores fundamentales que pueden afectar al uso de sobres portadocumentos. Son los siguientes:

• Precio de los sobres: los sobres portadocumentos no son un producto especialmente cara. Sin embargo, las bolsas portadocumentos adhesivas son más cara y, además, no son reutilizables.
• Tamaño del paquete al que van adheridos: las bolsas portadocumentos adhesivas van pegadas al paquete al que acompañan. No obstante, hay paquetes que, al ser de tamaño tan reducido, no permiten utilizar una bolsa portadocumentos, ya que no se podría adherir adecuadamente.

Preguntas frecuentes

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